Personal Data Protection Policy (“Privacy Policy”)


*Please find the Bahasa Melayu version below.  


The Japan External Trade Organization(“JETRO”) Kuala Lumpur is fully committed to safeguarding personal data as defined in the Section 2 of this Privacy Policy (“Personal Data”) and ensuring the privacy of all individuals accessing and using the official website of JETRO Kuala Lumpur ("JETRO Malaysia Website") in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 of Malaysia (“PDPA”) or other applicable laws.
The provisions below outline how JETRO Kuala Lumpur collects, uses, stores, safeguards and manages the Personal Data provided via the JETRO Malaysia Website. Please note that by accessing and using the JETRO Malaysia Website, you are deemed to have accepted and agreed to the terms of this Privacy Policy.

  • 1. Collection, Use, and Processing of Personal Data

Whenever required, JETRO Kuala Lumpur may need to collect, store and process Personal Data for the purposes of rendering specified services from JETRO Kuala Lumpur as provided in Section 3 of this Privacy Policy. In such cases, the JETRO Malaysia Website will clearly notify you of the purpose of using the Personal Data prior to you submitting the Personal Data. In this respect, JETRO Kuala Lumpur requires your consent as the legal basis for processing the Personal Data.

  • 2. Types of Personal Data Collected

JETRO Kuala Lumpur may collect, store and process the following categories of Personal Data, including but are not limited to: –

Full name

Company name and designation

Postal code, address, telephone and fax numbers

Email address

Other relevant information which may be necessary for providing specific services.

  • 3. Purpose of Collecting, Storing and Processing

JETRO Kuala Lumpur will collect, store and process the Personal Data only to the extent that such Personal Data is necessary for the intended purpose, which includes but is not limited to: -

o Generating anonymized statistical information, such as the number of users categorized by region, industry, or age group.

o Managing and implementing JETRO Kuala Lumpur’s services, events and seminars for users who applied for such services, events and seminars.

o Conducting surveys related to services, events and seminars, in which users participate, analyzing outcomes, and sharing results with co-organizers.

o Sending promotional materials relating to JETRO Kuala Lumpur’s services, events and seminars concerning specific countries, categories and businesses to users who have indicated their interest in these areas and voluntarily provided their Personal Data to JETRO Kuala Lumpur.

o Achieving other purposes explicitly disclosed to users at the time JETRO Kuala Lumpur collects their Personal Data.

For security purposes, JETRO Kuala Lumpur ensures that no individual can be identified from the anonymized data process

  • 4. Users Rights

You have specific rights concerning your Personal Data. If you wish to discontinue the use of any or all services that you had previously registered with JETRO Kuala Lumpur, or if you would like to request for access to or rectification of your Personal Data, you may do so at any time by submitting an inquiry form via the following link: JETRO KL Inquiry Form.

  • 5.    Disclosure of Personal Data

JETRO Kuala Lumpur may disclose the Personal Data with your consent through written notice, or if required by law, to the following entities (“Third Parties”), including but not limited to: - 

o    The company established and existing under the law of Japan (“Japanese Company”).

o    The branch of the Japanese Company.

o    Subsidiaries wholly owned by the Japanese Companies and their branch.

o    Joint ventures (local companies with a minimum of 10% Japanese ownership) and their branch.

o    Companies established by Japanese individuals (with a minimum of 10% Japanese ownership).

o    Other companies having its head office in Japan.

JETRO Kuala Lumpur may also share Personal Data with Data Processors (“Data Processors”) who are individuals or entities, other than JETRO Kuala Lumpur employees, who processes the Personal Data exclusively on behalf JETRO Kuala Lumpur, strictly for purposes designated by JETRO Kuala Lumpur. Such Data Processors are prohibited from processing the Personal Data for their own purposes.
In these instances, JETRO Kuala Lumpur ensures the protection of your Personal Data by entering into binding agreements with the Third Parties and the Data Processors. These agreements mandate the implementation of appropriate confidentiality obligations and robust security measures to safeguard your Personal Data.

  • 6. Cross-Border Data Transfer

For the purposes provided in Section 3, JETRO Kuala Lumpur may transfer Personal Data to JETRO offices, Third Parties, Data Processors or any other places outside Malaysia, in accordance with the PDPA.

  • 7. Use of Cookies

Certain services available through the JETRO Malaysia Website may utilize "cookies" to collect information about your device. While "cookies" enable JETRO Kuala Lumpur to recognize your device, they do not allow for personal identification unless you voluntarily provide your Personal Data via the JETRO Malaysia Website. Furthermore, no Personal Data stored in “cookies” during your visit to the JETRO Malaysia Website will be shared with other websites.

JETRO Kuala Lumpur employs “cookies” across the website to enhance user experience. You have the option to configure your browser settings to delete or reject “cookies”; however, please be aware that rejecting certain “cookies” may restrict your ability to access or fully utilize certain features of JETRO Kuala Lumpur's services.

  • 8. Data Security

JETRO Kuala Lumpur implements appropriate security measures to protect the JETRO Malaysia Website from unauthorized accesses, including but limited to the use of firewalls, virus detection systems and secure data transmission process through encryption. These measures are designed to safeguard your Personal Data from unauthorized access, disclosure, or alteration.

However, given the nature of the internet environment, no security measures or combination of methods can guarantee absolute protection. Therefore, please be aware that providing your Personal Data to JETRO Kuala Lumpur is at your own discretion, as JETRO Kuala Lumpur cannot guarantee that the security measures in place will provide complete protection for your Personal Data during transmission through the JETRO Malaysia Website.

  • 9. User Responsibilities

JETRO Kuala Lumpur disclaims any liability for unauthorized use of your ID and password. You are solely responsible for managing and safeguarding your ID and password. Please note that if you have register false information, use information belonging to another individual other than yourself, or misuse the JETRO Malaysia Website, JETRO Kuala Lumpur reserves the right to suspend or terminate your access to the services associated with your ID and password.

  • 10. Links to External Websites

JETRO Kuala Lumpur has no control over the collection of your Personal Data by external websites, including those operated by private companies, public or private organizations, or individuals, that are linked from the JETRO Malaysia Website. By following a link to an external website, you leave the JETRO Malaysia Website and will be subject to the privacy and security policies of that site, which may collect your Personal Data. JETRO Kuala Lumpur advice you to exercise caution when handling your Personal Data and to carefully review the privacy and security policies of any linked websites.

  • 11. Specific Page Privacy Policies

Certain pages on the JETRO Malaysia Website may be governed by their own privacy policies, specifically tailored to those pages. You may be required to agree to the terms and conditions of these separate privacy policies. In the event of any conflict between the terms and conditions of this Privacy Policy and those of the page-specific policies, the terms of the page-specific privacy policies will take precedence.

  • 12. Amendments to This Privacy Policy

JETRO Kuala Lumpur reserves the right to amend this Privacy Policy at any time and for any reason. In the event of any revisions or updates, JETRO Kuala Lumpur will post the revised or updated Privacy Policy along with its effective date on the JETRO Malaysia Website. By continuing to access and use the JETRO Malaysia Website after the publication of such changes, you are deemed to have accepted and agreed to the updated Privacy Policy.

  • 13. Contact Information

If you have any queries regarding JETRO Malaysia Website, concerns on any aspect of this Privacy Policy, or you wish to exercise your rights in respect of your Personal Data, you may contact us by submitting an inquiry via JETRO KL Inquiry Form.

 

Last updated: December 10, 2024
First updated November 1, 2005
First published: May 14, 2001


Dasar Perlindungan Data Peribadi (“Dasar Privasi”)


Organisasi Perdagangan Luar Negeri Jepun ("JETRO") Kuala Lumpur komited sepenuhnya untuk melindungi data peribadi sebagaimana yang ditakrifkan dalam Seksyen 2 Dasar Privasi ("Data Peribadi") ini serta memastikan privasi semua individu yang melayari dan menggunakan laman sesawang rasmi JETRO Kuala Lumpur ("Laman Sesawang JETRO Malaysia") selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia ("PDPA") dan mana-mana undang-undang lain yang berkenaan atau peraturan yang berkuat kuasa. Dasar ini memeperincikan bagaimana JETRO Kuala Lumpur mengumpul, menggunakan, menyimpan, melindungi dan mengurus Data Peribadi yang diberikan melalui Laman Sesawang JETRO Malaysia. Sila ambil perhatian bahawa dengan melayari dan menggunakan Laman Sesawang JETRO Malaysia, anda dianggap telah membaca, memahami dan bersetuju dengan terma-terma Dasar Privasi ini.

  • 1. Pengumpulan, Penggunaan, dan Pemprosesan Data Peribadi

JETRO Kuala Lumpur mungkin akan mengumpul, menyimpan dan memproses Data Peribadi bagi tujuan penyediaan perkhidmatan tertentu dari JETRO Kuala Lumpur seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 3 Dasar Privasi ini, sekiranya diperlukan. Dalam situasi tersebut, Laman Sesawang JETRO Malaysia akan memaklumkan anda secara jelas mengenai tujuan penggunaan Data Peribadi sebelum sebarang penyerahan Data Peribadi dilakukan. Dalam hal ini, JETRO Kuala Lumpur akan memperoleh terlebih dahulu persetujuan anda sebagai asas undang-undang yang sah untuk pemprosesan Data Peribadi tersebut.

  • 2. Jenis Data Peribadi yang Dikumpul

Jenis Data Peribadi yang mungkin dikumpul, disimpan dan diproses oleh JETRO Kuala Lumpur, adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada:-

o   Nama penuh

o   Nama syarikat dan jawatan

o   Kod pos, alamat, nombor telefon dan faks

o   Alamat e-mel

o   Maklumat lain yang berkaitan yang mungkin diperlukan untuk tujuan penyampaian perkhidmatan.

  • 3. Tujuan Pengumpulan, Penyimpanan dan Pemprosesan

Data Peribadi yang dikumpul, disimpan dan diproses oleh JETRO Kuala Lumpur hanya akan digunakan setakat yang diperlukan bagi tujuan berikut, tetapi tidak terhad kepada: -

o   Menjana maklumat statistik yang disamarkan, seperti bilangan pengguna yang dikategorikan mengikut kawasan, industri, atau kumpulan umur.

o   Mengurus dan melaksanakan perkhidmatan, acara dan seminar JETRO Kuala Lumpur untuk pengguna yang memohon perkhidmatan, acara dan seminar tersebut.

o   Menjalankan tinjauan berkaitan perkhidmatan, acara, dan seminar yang disertai oleh pengguna, menganalisa keputusan untuk penambahbaikan , dan perkongsian bersama penganjur.

o   Mengedarkan bahan promosi berkaitan perkhidmatan, acara dan seminar JETRO Kuala Lumpur berdasarkan negara, kategori dan perniagaan tertentu kepada pengguna semasa yang menunjukkan minat mereka dalam bidang tersebut dan telah memberikan Data Peribadi mereka secara sukarela kepada JETRO Kuala Lumpur.

o   Mencapai tujuan lain yang dinyatakan secara jelas kepada pengguna sewaktu JETRO Kuala Lumpur mengumpul Data Peribadi mereka.

Bagi tujuan langkah keselamatan, JETRO Kuala Lumpur memastikan tiada individu yang dapat dikenal pasti daripada proses data yang disamarkan.

  • 4. Hak Pengguna

Anda mempunyai hak-hak tertentu berkenaan Data Peribadi anda. Sekiranya anda ingin menghentikan penggunaan mana-mana atau semua perkhidmatan yang anda telah berdaftar dengan JETRO Kuala Lumpur sebelum ini, atau jika sekiranya anda ingin membuat permohonan untuk mengakses atau membetulkan Data Peribadi anda, anda boleh berbuat demikian pada bila-bila masa dengan mengemukakan borang pertanyaan melalui pautan berikut: Borang Pertanyaan JETRO KL.

  • 5. Pendedahan Data Peribadi

JETRO Kuala Lumpur mungkin akan mendedahkan Data Peribadi dengan persetujuan anda melalui notis bertulis, atau jika dikehendaki di bawah undang-undang, kepada entiti berikut ("Pihak Ketiga"), termasuk tetapi tidak terhad kepada: -

o   Syarikat yang ditubuhkan dan wujud di bawah undang-undang negara Jepun ("Syarikat Jepun").

o   Cawangan Syarikat Jepun.

o   Anak syarikat yang dimiliki sepenuhnya oleh Syarikat Jepun dan cawangannya.

o   Usaha sama (syarikat tempatan dengan sekurang-kurangnya 10% pemilikan Jepun) dan cawangannya.

o   Syarikat yang ditubuhkan oleh individu Jepun (dengan sekurang-kurangnya 10% pemilikan Jepun).

o   Syarikat lain yang mempunyai ibu pejabat di Jepun.

JETRO Kuala Lumpur juga mungkin akan berkongsi Data Peribadi dengan Pemproses Data ("Pemproses Data") yang merupakan individu atau entiti selain daripada kakitangan JETRO Kuala Lumpur, yang memproses Data Peribadi secara eksklusif bagi pihak JETRO Kuala Lumpur, dan hanya untuk tujuan yang ditetapkan oleh JETRO Kuala Lumpur. Pemproses Data tersebut adalah dilarang daripada memproses Data Peribadi bagi tujuan mereka sendiri. Dalam hal ini, JETRO Kuala Lumpur memastikan perlindungan Data Peribadi anda melalui pemetreraian perjanjian yang mengikat secara sah (binding agreement) (“Perjanjian”) dengan Pihak Ketiga dan Pemproses Data. Perjanjian ini mewajibkan pelaksanaan kewajipan kerahsiaan yang sewajarnya serta langkah-langkah keselamatan yang kukuh untuk melindungi Data Peribadi anda.

  • 6. Pemindahan Data Merentas Sempadan

Bagi tujuan yang dinyatakan dalam Seksyen 3, JETRO Kuala Lumpur mungkin memindahkan Data Peribadi anda ke pejabat JETRO di luar Malaysia, Pihak-pihak Ketiga, Pemproses Data atau mana-mana tempat lain di luar Malaysia, selaras dengan yang diperuntukkan di dalam PDPA.

  • 7. Penggunaan "Cookies"

Perkhidmatan tertentu di Laman Sesawang JETRO Malaysia mungkin menggunakan “cookies” untuk mengumpul maklumat berkaitan peranti anda. Walaupun “cookies” membolehkan JETRO Kuala Lumpur mengenal pasti peranti anda, ia tidak membenarkan pengecaman identity secara peribadi melainkan anda secara sukarela memberikan Data Peribadi anda melalui Laman Sesawang JETRO Malaysia. Selain itu, tiada Data Peribadi yang disimpan di dalam “cookies” semasa lawatan anda ke Laman Sesawang JETRO Malaysia akan dikongsi dengan laman sesawang Pihak Ketiga yang lain.


JETRO Kuala Lumpur akan menggunakan “cookies” di seluruh laman sesawang untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Anda mempunyai pilihan untuk memadam atau menolak pengunaan “cookies”; walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa penolakan terhadap sesetengah "cookies" tertentu mungkin mengehadkan keupayaan anda untuk melayari atau menggunakan sepenuhnya fungsi tertentu perkhidmatan oleh JETRO Kuala Lumpur.

  • 8. Keselamatan Data

JETRO Kuala Lumpur melaksanakan langkah-langkah keselamatan yang sewajarnya untuk melindungi Laman Sesawang JETRO Malaysia daripada akses tanpa kebenaran, termasuk tetapi tidak terhad kepada penggunaan tembok api (firewall), sistem pengesanan virus, serta pemindahan data yang selamat melalui teknologi penyulitan. Langkah-langkah ini direka bagi melindungi Data Peribadi anda daripada sebarang akses, pendedahan, atau pengubahan tanpa kebenaran.


Namun demikian, disebabkan sifat persekitaran siber, tiada langkah keselamatan atau gabungan kaedah yang dapat menjamin perlindungan secara mutlak. Oleh yang demikian, sila ambil maklum bahawa penyerahan Data Peribadi anda kepada JETRO Kuala Lumpur adalah atas risiko dan budi bicara anda sendiri, memandangkan JETRO Kuala Lumpur tidak dapat menjamin bahawa langkah-langkah keselamatan yang dilaksanakan akan memberikan perlindungan sepenuhnya ke atas Data Peribadi anda semasa penghantaran melalui Laman Sesawang JETRO Malaysia.

  • 9. Tanggungjawab Pengguna

JETRO Kuala Lumpur tidak bertanggungjawab terhadap sebarang liabiliti yang timbul berkaitan penggunaan ID dan kata laluan anda tanpa kebenaran. Anda bertanggungjawab sepenuhnya untuk mengurus, menyimpan dan melindungi kerahsiaan ID dan kata laluan anda. Sila ambil maklum bahawa sekiranya anda mendaftar dengan maklumat palsu, menggunakan maklumat yang dimiliki individu lain selain diri anda, atau menyalahgunakan Laman Sesawang JETRO Malaysia, JETRO Kuala Lumpur berhak untuk menggantung atau menamatkan akses anda kepada perkhidmatan yang berkaitan dengan ID dan kata laluan tersebut.

  • 10. Pautan ke Laman Sesawang Luaran

JETRO Kuala Lumpur tidak mempunyai kawalan terhadap aktiviti pengumpulan Data Peribadi anda oleh laman sesawang luaran, termasuk yang dikendalikan oleh syarikat swasta, organisasi awam atau swasta, atau individu, yang dipautkan daripada Laman Sesawang JETRO Malaysia. Dengan mengikuti pautan ke laman sesawang luaran, anda akan meninggalkan Laman Sesawang JETRO Malaysia dan akan tertakluk kepada dasar privasi serta keselamatan laman sesawang tersebut, yang mungkin mengumpul dan memproses Data Peribadi anda. JETRO Kuala Lumpur menasihatkan agar anda berhati-hati dalam menguruskan Data Peribadi anda dan menyemak dengan teliti dasar privasi dan keselamatan mana-mana laman sesawang yang anda akses melalui pautan tersebut.

  • 11. Dasar Privasi Halaman Khusus

Halaman-halaman tertentu di Laman Sesawang JETRO Malaysia mungkin tertakluk kepada dasar privasi mereka tersendiri yang dirangka khusus bagi halaman berkenaan. Anda mungkin dikehendaki untuk bersetuju dengan terma dan syarat dasar privasi yang berasingan tersebut. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara terma dan syarat Dasar Privasi ini dan dasar privasi halaman khusus, terma dasar privasi halaman khusus akan mengatasi dan diguna pakai.


  • 12. Pindaan kepada Privasi Ini

JETRO Kuala Lumpur berhak untuk meminda Dasar Privasi ini pada bila-bila masa dan atas sebarang alasan. Sekiranya terdapat sebarang pindaan atau pengemasinian, JETRO Kuala Lumpur akan menyiarkan versi terkini Dasar Privasi tersebut beserta tarikh penguatkuasaan di Laman Sesawang JETRO Malaysia. Dengan meneruskan akses dan pengunaan Laman Sesawang JETRO Malaysia selepas perubahan tersebut disiarkan, anda dianggap telah menerima dan bersetuju dengan Dasar Privasi yang telah dipinda atau dikemaskini.


  • 13. Maklumat Hubungan

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan berkaitan Laman Sesawang JETRO Malaysia, kebimbangan mengenai mana-mana aspek Dasar Privasi ini, atau ingin melaksanakan hak anda berkenaan dengan Data Peribadi anda, anda boleh menghubungi kami dengan mengemukakan pertanyaan melalui Borang Pertanyaan JETRO KL.


Kemas kini terakhir: 10 Disember 2024

Kemas kini pertama: 1 November 2005

Terbitan pertama: 14 Mei 2001